Ajans değiştirirken hangi hesaplar devralınır: on iki kalemlik devir listesi, roller ve geçiş takvimi

Ajans değiştirirken firmalar teklifleri karşılaştırır, yeni ajansın ne yapacağını konuşur, eski ajansla nasıl vedalaşacaklarını düşünür. Konuşulmayan şey hesaplardır. Sonra bir gün Analytics’in, reklam hesabının ya da İşletme Profili’nin eski ajansın e-postasıyla açıldığı ortaya çıkar; GA4’teki üç yıllık ölçüm geçmişi, reklam sisteminin öğrendiği her şey ve yüzlerce yorumu taşıyan profilin sahipliği ajansta kalır. Yeni ajans sıfırdan başlar ve ilk aylarda kötü görünür; suç ona kalır.

Bu yazı Ajans ve Ekip Denetimi çalışmamda ilk gün baktığım şeyin listesi: hesap ve içerik sahipliği. On iki kalem, her biri için kimin sahip kimin kullanıcı olması gerektiği, platformların kendi rol tanımları ve bir geçiş takvimi. Liste ayrılırken değil, başlarken kullanılır; ayrılırken kullanılıyorsa çoğu kalem çoktan kaybedilmiştir.

Listeye geçmeden önce bir adım geri gidin: İhtiyacınız gerçekten başka bir ajans mı, yoksa mevcut ajansın işine yön ve ölçüt koyacak bağımsız bir göz mü? Bu ayrımı ajans mı danışman mı yazısında iki soruyla dört duruma böldüm; cevap “danışman” ise değiştirme masrafına hiç girmeyebilirsiniz.

Bir not: Bu liste ajans karşıtı değil. İyi ajans hesapları zaten firmanın adına açar ve kendini kullanıcı olarak ekler; liste onun için bir formalite, kötü ajans için bir engel.

Ajans giderken en çok ne kaybedilir?

En çok kaybedilen şey hesapların kendisi değil, içindeki birikimdir: GA4’ün geçmişi, reklam hesabının öğrenmesi ve dönüşüm geçmişi, profilin yorumları. Hesap yeniden açılır; birikim geri gelmez. Eski hesabı kapatmak da bu yüzden çözüm değil; Google Ads’te iptalin neyi kapattığını hesap silme yazısında anlattım.

Kaybın mekanizması basit. Bir hesap ajansın e-postasıyla açıldığında sahibi ajanstır; sizin görebildiğiniz şey ajansın size verdiği ekran ya da rapordur. Ajans ayrıldığında hesabı vermek zorunda değildir; verse bile geçmiş veriyle birlikte devretmek her platformda mümkün değildir. Google Ads’te yeni hesap sıfırdan öğrenir; Meta’da piksel geçmişi hesaba bağlıdır; İşletme Profili’nde yorumlar profille birlikte durur ve profilin birincil sahibi kimse ona aittir. Search Console bu listenin dışında: Google’a göre veri toplama mülke bağlı ve mülk bir hesapta durdukça sürüyor; aynı mülkü DNS ile kendi hesabınıza doğruladığınızda son 16 ayı görürsünüz. Orada kaybedilen şey veri değil, erişimi geri alana kadar geçen zamandır.

Bu yüzden devir listesinin her kaleminde tek soru var: Sahip kim? Cevap firmanın kurumsal hesabı değilse o kalem risktedir. Google Ads’te sahipliğin bir sebebi daha var: Hesap askıya alındığında belgeyi ve itirazı hesabın sahibi verir, yeni hesap açmak ise Google’a göre sistemleri atlatmadır; ilk 48 saatin sırasını askıya alma yazısında yazdım. Meta’da da değerlendirmeyi hesapta yönetici olan kişi isteyebiliyor; Instagram ve Facebook reklam hesabı kısıtlandığında izlenecek sıra reklam hesabı kapatıldı yazısında.

On iki kalemlik devir listesi nedir?

On iki kalem: Search Console, GA4, Tag Manager, Google Ads, Meta hesabı, piksel, İşletme Profili, alan adı, barındırma, site paneli, link listesi, içerik dosyaları. Her birinde firma sahip, ajans kullanıcı.

Platformların rol tanımları listeyi destekliyor. Google Ads’te kimin hangi yetkiyle bağlı olduğu erişim düzeyleri ekranında görünür; Search Console’da mülkün sahipleri ve kullanıcıları kullanıcılar ve izinler sayfasında. GA4’ün erişim yönetimi dokümanı beş rolü tanımlıyor: Yönetici kullanıcıları yönetir, Düzenleyici mülk ayarlarını, Pazarlamacı önemli etkinlik ve kitleleri, Analist ve Görüntüleyici yalnız okur; ajansa Yönetici verilmez. İşletme Profili’nde Google’ın sahip ve yönetici dokümanına göre birincil sahip tektir ve yalnız sahipler kullanıcı ekleyip çıkarabilir; ajans yönetici olarak eklenir.

Son iki kalem hesap değil, çıktı; ama en çok atlanan ikisi. Ajansın kontrol ettiği sitelerden verilen linkler sözleşme bitince kaldırılabilir; içerik ajansın platformunda yayınlandıysa taşınamaz. İkisi de aylık teslimle güvenceye alınır.

Roller neden “ajansa yönetici verin” şeklinde kurulmaz?

Ajansa yönetici yetkisi verilmez, çünkü yönetici kullanıcı ekleyip çıkarabilir ve sizi kendi hesabınızdan çıkarabilir; ajansın işi için gereken yetki her platformda yöneticinin bir altındadır.

Bu bir güven meselesi değil, bir tasarım meselesidir. İyi ajans da yönetici olmak istemez; sorumluluğu artırır, işine bir şey katmaz. Platformlar bu ayrımı zaten kurmuş: GA4’te Düzenleyici mülkün bütün ayarlarını değiştirir ama kullanıcı yönetemez; Google Ads’te standart erişim kampanyaları yönetir ama erişim vermez; İşletme Profili’nde yönetici bilgi düzenler, yorum cevaplar, ama profili silemez ve kullanıcı ekleyemez.

Ortak kullanıcı adı ve şifre de bir çözüm değil. Ortak şifreyle yapılan işlemi kimin yaptığı görünmez, ayrılıkta şifre değişir ve iki adımlı doğrulama bozulur. Her platform ajansı kendi hesabıyla, sizin verdiğiniz yetkiyle ekler; devir listesi buna göre kurulur.

Geçiş takvimi nasıl kurulur?

Geçiş, eski ajans çıkmadan yeni ajans girmiş olacak şekilde kurulur; hesaplar firmanın adınaysa bir hafta, değilse haftalar. Takvim, eski ajansa haber vermeden önce başlar.

1. Listeyi doldurun. On iki kalemde sahip kim, kullanıcı kim; her biri için ekran görüntüsü. Bu adım eski ajansa sormadan yapılır; giremediğiniz ekran varsa o kalem risktedir ve önce o devralınır.
2. Riskli kalemleri devralın. Search Console’u kendi hesabınıza DNS ile doğrulayın; İşletme Profili’nin birincil sahipliğini kurumsal hesaba aktarın; Google Ads ve Meta hesaplarının hangi adla açıldığını öğrenin. Ajansın adına açılmış reklam hesabı devrolmuyorsa raporların ve dönüşüm verisinin dışa aktarımını isteyin.
3. Aylık teslimleri toplayın. Alınan linklerin listesi ve içerik kaynak dosyaları; son 12 ay.
4. Yeni ajansı kullanıcı olarak ekleyin. Her platformda tabloya göre, yönetici değil. Yeni ajans hesapları görür, henüz değiştirmez.
5. Eski ajansa yazılı bildirin. Sözleşmedeki süreyle; devir kalemlerini ve tarihleri yazın. Bu aşamada hesaplar zaten sizdedir; bildirim bir formalitedir.
6. Eski ajansın kullanıcılarını çıkarın. Bildirim süresi bitince; her platformda tek tek. Ortak şifre kullanılmışsa şifreler değişir.
7. Otuz gün sonra listeyi yeniden doldurun. On iki kalemde eski ajansa ait hiçbir kullanıcı kalmamış, hiçbir varlık kaybolmamış olmalı.

Beşinci adım listenin en önemli sırasıdır: Bildirim, devirden sonra gelir. Tersine çevrilen takvimde hesaplar pazarlık konusu olur.

Sözleşmeye ne yazılır?

Sözleşmeye üç madde yazılır: hesaplar firmanın adına açılır, ajans kullanıcı olur; linkler ve içerik dosyaları her ay teslim edilir; fesihte devir kalemleri ve süresi. Yazılı değilse liste iyi niyet belgesidir.

Bu bölüm hukuk tavsiyesi değil; maddelerin metnini hukukçunuzla yazın. Benim baktığım şey maddelerin iş tarafında ne bıraktığı: Hesap sahipliği maddesi olmayan sözleşmede ayrılık her zaman pazarlıktır. Teklif aşamasında hangi maddelerin şiştiğini ve sözleşmede hangi dört maddenin atlandığını SEO teklifi yazısında yazdım; bu yazı o dört maddeden birincisinin, hesap sahipliğinin, tam listesi.

Çok şubeli markada aynı liste şube başına genişler; İşletme Profili sahipliğinin merkez ile şube arasında nasıl bölündüğünü ayrı bir yazıda tabloyla anlattım. Ölçüm hesaplarında sahiplik bozuksa raporlardaki rakam da güvenilmez; ölçüm kurulumunun denetimini Ölçümleme Danışmanlığı sayfasında anlattım.

Ajans değiştirmek bir ilişki kararı; hesap devri ise bir mülkiyet işi. İkisini aynı gün konuşan firma çoğu zaman ikincisini kaybeder. Liste, ikincisini birinciden aylar önce bitirmek için.